25 mar. 2011

LA COMUNICACIÓN TELEMÁTICA ENTRE LA EMPRESA Y LA ADMINISTRACIÓN

CyCH-Conocimiento y Capital Humano, nº 2, 1er. trimestre 2011.

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, estableció la obligación de habilitar sistemas que permitieran relacionarse con la Administración por medios telemáticos. El propósito declarado era posibilitar el ejercicio de un nuevo derecho de los administrados, reduciendo las molestias que implican los desplazamientos y las pérdidas de tiempo. Como afirma la Exposición de Motivos de esta norma, “las tecnologías de la información y las comunicaciones hacen posible acercar la Administración hasta la sala de estar de los ciudadanos o hasta las oficinas y despachos de las empresas y profesionales y les permiten relacionarse con ella sin colas ni esperas”.

La Ley hacía referencia expresa al “papel de vanguardia que corresponde a nuestras empresas en el desarrollo de una verdadera sociedad de la información y, por ende, de una Administración accesible electrónicamente”. Se considera que la inevitable integración de las nuevas tecnologías en el día a día empresarial es, a la vez, “palanca impulsora para el desarrollo y creciente incorporación de esas mismas tecnologías en el actuar administrativo”.

A pesar de estas invocaciones, parece claro que no sólo se busca facilitar trámites a particulares y empresas, sino al mismo tiempo un funcionamiento más cómodo –también posiblemente más eficaz- para la propia Administración. En otro caso, no se entendería que lo que se configura como un derecho acabe convirtiéndose a la postre en un deber. El artículo 27 proclama que “los ciudadanos podrán elegir en todo momento la manera de comunicarse con las Administraciones Públicas, sea o no por medios electrónicos” e incluso deja clara la reversibilidad de la elección: “la opción de comunicarse por unos u otros medios no vincula al ciudadano, que podrá, en cualquier momento, optar por un medio distinto del inicialmente elegido”. Sin embargo, poco después la misma norma introduce una pretendida excepción, que nos atrevemos a afirmar que con el tiempo acabará convirtiéndose en generalidad: “Reglamentariamente, las Administraciones Públicas podrán establecer la obligatoriedad de comunicarse con ellas utilizando sólo medios electrónicos, cuando los interesados se correspondan con personas jurídicas o colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos”.


SEDES ELECTRÓNICAS

La Administración estatal, las autonómicas y algunas locales tienen ya disponibles sus Sedes Electrónicas en internet, donde los ciudadanos pueden acceder a sus servicios telemáticos, conocer los procedimientos y realizar trámites.

La Administración General del Estado, a través de su portal www.060.es ofrece a los administrados la posibilidad de generar lo que se ha denominado Dirección Electrónica Habilitada (DEH). El interesado que desea utilizar este servicio, de carácter gratuito, debe contar con un certificado digital y crear un buzón electrónico seguro, gestionado por Correos, al que llegarán las notificaciones correspondientes a aquellos procedimientos administrativos a los que voluntariamente haya decidido suscribirse.

Cuando acceda a su buzón, encontrará esas comunicaciones oficiales, con indicación del organismo que las remite y la fecha de puesta a disposición, y tendrá la opción de aceptarlas (con la misma eficacia que si se hubieran practicado por medios tradicionales y entregado en papel) o bien rechazarlas (con los efectos legales que se derivan de tal comportamiento esto es, tener el trámite por realizado, en aplicación del artículo 59.4 de la Ley que regula el procedimiento administrativo común). Con carácter general, se entenderán rehusadas las notificaciones si en diez días no se recogen del buzón electrónico.

Además de la recepción, los procedimientos electrónicos van permitiendo también cada vez más la presentación válida de solicitudes, escritos, recursos, etc., cómodamente por vía telemática, así como conocer el estado de tramitación del expediente por ese mismo cauce.

NOTIFICACIONES TRIBUTARIAS

Pero, si estos procedimientos existen con carácter opcional para el conjunto de los ciudadanos, en los últimos meses las empresas se han visto afectadas por la obligatoriedad de recibir determinadas notificaciones por vía telemática.

Destaca, por su trascendencia práctica, el ámbito fiscal. El Real Decreto 1363/2010, de 29 de octubre, ha regulado una serie de supuestos de notificaciones y comunicaciones administrativas obligatorias por medios telemáticos en las actuaciones de la Agencia Tributaria. Según el texto normativo, tal obligación afecta, desde enero de 2011, a las siguientes entidades:

- Sociedades anónimas (NIF letra A) y de responsabilidad limitada (NIF letra B).
- Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que no tengan nacionalidad española (NIF letra N).
- Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes (NIF letra W).
- Uniones temporales de empresas (NIF letra U).
- Agrupaciones de interés económico y Fondos (NIF letra V).
- Contribuyentes inscritos en el Registro de Grandes Empresas.
- Contribuyentes que tributen en el Régimen de Consolidación Fiscal del Impuesto de Sociedades.

Todas ellas estaban ya obligadas a presentar telemáticamente sus declaraciones tributarias.

No obstante, no será efectivo este deber de recepción de notificaciones telemáticas en tanto las propias entidades no reciban, por medios tradicionales, una notificación escrita en la que se les comunique formalmente su inclusión en el sistema de Dirección Electrónica Habilitada.

El Director General de Gestión de la AEAT declaró públicamente que “no hay nada planificado para las pequeñas y medianas empresas ni para las personas físicas”. Cabría suponer, pues, que la implantación será gradual y que la preceptiva notificación no llegará por ahora a los sujetos pasivos que tengan la consideración de pymes, pero desde luego debemos advertir que, en su caso, esto sería un criterio meramente operativo o interno, puesto que el Decreto no establece excepción al respecto y, por tanto, todas las S.L. y S.A. están legalmente obligadas.

Una vez se les haya comunicado su inclusión en el sistema, las sociedades mercantiles deberán recibir ya por medios electrónicos todas las notificaciones que efectúe la Agencia Tributaria en sus procedimientos tributarios, aduaneros, estadísticos de comercio exterior, o recaudatorios para otros entes. Como excepción, Hacienda podrá recurrir a la notificación convencional en casos de comparecencia espontánea del interesado o cuando, por razón de plazo o eficacia, haya de hacerse de forma inmediata.

Para su acceso a la DEH, el contribuyente debe disponer de un certificado digital aceptado (el expedido por la FNMT, el expedido por Camerfirma de las Cámaras de Comercio, el incluido en el DNI electrónico…) y se entra desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria (https://www.agenciatributaria.gob.es) o por el acceso genérico de la Administración General el Estado (http://notificaciones.060.es).

Puede hacerlo el propio obligado tributario o un representante, al que habrá de apoderar expresamente, bien por internet mediante firma electrónica, bien mediante comparecencia personal ante la Agencia Tributaria o bien por documento público o privado con firma legitimada notarialmente. Se está pensando así tanto en administradores, directivos, empleados, etc. de personas jurídicas, como en la posibilidad de que se autorice a asesorías o consultorías externas a gestionar y atender estas notificaciones de la empresa. Cabe otorgar poder general para todos los trámites tributarios o sólo para algunos específicos y puede ser revocado en cualquier momento por la persona o entidad otorgante.

LAS MULTAS DE TRÁFICO, POR INTERNET

Otro organismo que ha establecido con carácter imperativo las notificaciones telemáticas para empresas es la Dirección General de Tráfico que, a finales del pasado año, puso en marcha la llamada Dirección Electrónica Vial (DEV), voluntaria para las personas físicas, pero obligatoria para las sociedades mercantiles que matriculen nuevos vehículos.

La DEV se obtiene igualmente con certificado digital y sustituye al domicilio físico para todas las notificaciones relacionadas con los vehículos, en particular los expedientes sancionadores. Ofrece la posibilidad de generar avisos por correo electrónico y sms para que las notificaciones que lleguen a la misma no pasen desapercibidas. Desde esta sede electrónica se puede, por ejemplo, identificar al conductor responsable de una infracción o pagar una multa. La intención que ha anunciado Tráfico es incluir en este año servicios de alerta sobre renovación del permiso de conducir y la ITV, o consulta de saldo de puntos, entre otros.

También las Comunidades autónomas con competencias transferidas y algunos Ayuntamientos –cuya relación consta en la web de la DGT- se han adherido al sistema de DEV y notifican ya por este cauce, tanto a los que estén obligados como a quienes voluntariamente se hayan adscrito, todo lo que se deriva de sus facultades en materia de Tráfico.

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